Purchase Invoice #1: สร้าง Deposit Invoice โดยตรง (มัดจำ)

เป้าหมาย

สร้างใบตั้งหนี้มัดจำจาก Purchase Order ที่ตั้ง Deposit on First Invoice ไว้

ก่อนเริ่ม

• เปิดด้วยสิทธิ์ที่สามารถเข้าถึงเอกสารต้นทางในขั้นที่ 1 ได้
• ใช้ชื่อคู่ค้า รายการสินค้า จำนวน คลัง และข้อมูลภาษีจากเอกสารจริงของงานนั้น ไม่ใช้ตัวเลขตัวอย่างในวิดีโอแทนข้อมูลจริง
• หากข้อมูลต้นทางหรือยอดไม่ตรงกับเอกสารจริง ให้หยุดตรวจสอบก่อนกด Save หรือ Submit

ทำตามวิดีโอทีละขั้น

ขั้นที่ 1

ทำ: เปิด Purchase Order ที่เปิดเงื่อนไขมัดจำไว้แล้ว

มองหาในภาพ: หน้าจอและฟิลด์ที่ระบุในคำสั่งของขั้นนี้

ตรวจให้ผ่านก่อนทำขั้นถัดไป: ฟิลด์หรือปุ่มที่ระบุในคำสั่งนี้ต้องตรงกับภาพและเอกสารจริงก่อนทำต่อ

ขั้นที่ 2

ทำ: กด Create Invoice

มองหาในภาพ: เมนู Create และชนิดเอกสารที่ต้องสร้าง

ตรวจให้ผ่านก่อนทำขั้นถัดไป: เอกสารที่สร้างต้องอ้างอิงเอกสารต้นทางที่ถูกต้อง ไม่ใช่รายการใหม่คนละรายการ

ขั้นที่ 3

ทำ: ตรวจ Deposit Percentage และ Deposit Amount ที่ระบบคำนวณ

มองหาในภาพ: ตาราง Items และส่วนยอดรวมของเอกสาร

ตรวจให้ผ่านก่อนทำขั้นถัดไป: ราคาและยอดที่ระบบคำนวณต้องตรงกับเอกสารจริง

ขั้นที่ 4

ทำ: ตรวจว่าเปอร์เซ็นต์คำนวณจาก Net Total ตามการตั้งค่าใน Purchase Order

มองหาในภาพ: หน้าจอและฟิลด์ที่ระบุในคำสั่งของขั้นนี้

ตรวจให้ผ่านก่อนทำขั้นถัดไป: ฟิลด์หรือปุ่มที่ระบุในคำสั่งนี้ต้องตรงกับภาพและเอกสารจริงก่อนทำต่อ

ขั้นที่ 5

ทำ: กรอก Tax Invoice Number และ Tax Invoice Date

มองหาในภาพ: ส่วนภาษีและฟิลด์ Tax Invoice ที่เกี่ยวข้อง

ตรวจให้ผ่านก่อนทำขั้นถัดไป: บัญชีภาษีและยอดภาษีต้องตรงเอกสารจริง

ขั้นที่ 6

ทำ: Save และ Submit Deposit Invoice

มองหาในภาพ: ปุ่ม Save, Submit หรือ Update ที่มุมของเอกสาร

ตรวจให้ผ่านก่อนทำขั้นถัดไป: อ่านชื่อเอกสาร ยอด และผลกระทบต่อสต็อก/บัญชีอีกครั้งก่อนยืนยันการบันทึก

ขั้นที่ 7

ทำ: จาก Deposit Invoice กด Create Payment แล้วตรวจยอดและ Submit Payment Entry

มองหาในภาพ: เมนู Create และชนิดเอกสารที่ต้องสร้าง

ตรวจให้ผ่านก่อนทำขั้นถัดไป: บันทึกใบมัดจำและการจ่ายมัดจำให้ผู้จัดจำหน่ายเสร็จ

จุดตรวจสอบก่อน Submit

• เปอร์เซ็นต์และยอดมัดจำต้องตรงข้อตกลง
• ยอดชำระรวมภาษีต้องถูกต้องก่อนจ่ายเงิน
• ตรวจเลข/วันที่ใบกำกับภาษีก่อน Submit

ผลลัพธ์ที่คาดหวัง

บันทึกใบมัดจำและการจ่ายมัดจำให้ผู้จัดจำหน่ายเสร็จ

ข้อควรระวัง

อย่าสร้างใบตั้งหนี้เต็มจำนวนแทน Deposit Invoice ในกรณีที่ Purchase Order กำหนดมัดจำไว้

ถ้าหน้าจอไม่ตรงกับภาพ

1. ตรวจว่าเปิดจากเอกสารต้นทางชนิดเดียวกับในขั้นตอน (เช่น PO, PR, Sales Invoice)
2. ตรวจสถานะเอกสาร; บางปุ่มจะแสดงเฉพาะเมื่อเอกสารต้นทางอยู่สถานะที่ถูกต้อง
3. อย่าเดาชื่อฟิลด์หรือเปลี่ยนยอดเพื่อให้เหมือนตัวอย่างในวิดีโอ ให้ยึดเอกสารจริงและสอบถามผู้รับผิดชอบก่อน Submit