Purchase Order: ตั้งเงื่อนไขมัดจำ (มัดจำ)

เป้าหมาย

ตั้งค่า Purchase Order เพื่อให้ใบตั้งหนี้ใบแรกเป็นใบมัดจำอัตโนมัติ

ก่อนเริ่ม

• เปิดด้วยสิทธิ์ที่สามารถเข้าถึงเอกสารต้นทางในขั้นที่ 1 ได้
• ใช้ชื่อคู่ค้า รายการสินค้า จำนวน คลัง และข้อมูลภาษีจากเอกสารจริงของงานนั้น ไม่ใช้ตัวเลขตัวอย่างในวิดีโอแทนข้อมูลจริง
• หากข้อมูลต้นทางหรือยอดไม่ตรงกับเอกสารจริง ให้หยุดตรวจสอบก่อนกด Save หรือ Submit

ทำตามวิดีโอทีละขั้น

ขั้นที่ 1

ทำ: ไปที่ Buying > Purchase Order แล้วกด Add Purchase Order

มองหาในภาพ: ปุ่ม Add สำหรับเปิดเอกสารใหม่

ตรวจให้ผ่านก่อนทำขั้นถัดไป: ฟิลด์หรือปุ่มที่ระบุในคำสั่งนี้ต้องตรงกับภาพและเอกสารจริงก่อนทำต่อ

ขั้นที่ 2

ทำ: เลือก Supplier, กำหนด Required By และเพิ่มสินค้า จำนวน และ Rate

มองหาในภาพ: ฟิลด์ Required By และปฏิทินเลือกวัน

ตรวจให้ผ่านก่อนทำขั้นถัดไป: จำนวนต้องตรงกับสินค้าที่รับ ส่ง หรือคืนจริง

ขั้นที่ 3

ทำ: เลือก Purchase Taxes and Charges Template ตามรายการ

มองหาในภาพ: ส่วนภาษีและฟิลด์ Tax Invoice ที่เกี่ยวข้อง

ตรวจให้ผ่านก่อนทำขั้นถัดไป: บัญชีภาษีและยอดภาษีต้องตรงเอกสารจริง

ขั้นที่ 4

ทำ: เลื่อนลงส่วน Deposit แล้วติ๊ก Deposit on First Invoice

มองหาในภาพ: หน้าจอและฟิลด์ที่ระบุในคำสั่งของขั้นนี้

ตรวจให้ผ่านก่อนทำขั้นถัดไป: ฟิลด์หรือปุ่มที่ระบุในคำสั่งนี้ต้องตรงกับภาพและเอกสารจริงก่อนทำต่อ

ขั้นที่ 5

ทำ: กรอก Deposit Percentage เช่น 30% ตามข้อตกลง

มองหาในภาพ: หน้าจอและฟิลด์ที่ระบุในคำสั่งของขั้นนี้

ตรวจให้ผ่านก่อนทำขั้นถัดไป: ฟิลด์หรือปุ่มที่ระบุในคำสั่งนี้ต้องตรงกับภาพและเอกสารจริงก่อนทำต่อ

ขั้นที่ 6

ทำ: เลือก Deposit Deduction Method เป็น Percentage ตามตัวอย่าง

มองหาในภาพ: หน้าจอและฟิลด์ที่ระบุในคำสั่งของขั้นนี้

ตรวจให้ผ่านก่อนทำขั้นถัดไป: ฟิลด์หรือปุ่มที่ระบุในคำสั่งนี้ต้องตรงกับภาพและเอกสารจริงก่อนทำต่อ

ขั้นที่ 7

ทำ: Save และ Submit Purchase Order

มองหาในภาพ: ปุ่ม Save, Submit หรือ Update ที่มุมของเอกสาร

ตรวจให้ผ่านก่อนทำขั้นถัดไป: Purchase Order พร้อมสร้าง Deposit Invoice เป็นเอกสารใบแรก

จุดตรวจสอบก่อน Submit

• Supplier ต้องเป็นรายเดียวกับที่จะรับมัดจำ
• Deposit Percentage ต้องตรงข้อตกลง
• Deposit Deduction Method ต้องสอดคล้องกับวิธีหักมัดจำในใบถัดไป

ผลลัพธ์ที่คาดหวัง

Purchase Order พร้อมสร้าง Deposit Invoice เป็นเอกสารใบแรก

ข้อควรระวัง

วิธีหักมัดจำที่เลือกผิดอาจทำให้ยอดหักในใบตั้งหนี้ถัดไปไม่ตรงกับที่ตกลง

ถ้าหน้าจอไม่ตรงกับภาพ

1. ตรวจว่าเปิดจากเอกสารต้นทางชนิดเดียวกับในขั้นตอน (เช่น PO, PR, Sales Invoice)
2. ตรวจสถานะเอกสาร; บางปุ่มจะแสดงเฉพาะเมื่อเอกสารต้นทางอยู่สถานะที่ถูกต้อง
3. อย่าเดาชื่อฟิลด์หรือเปลี่ยนยอดเพื่อให้เหมือนตัวอย่างในวิดีโอ ให้ยึดเอกสารจริงและสอบถามผู้รับผิดชอบก่อน Submit