Payment Entry: จ่ายเต็มจำนวน

เป้าหมาย

บันทึกการจ่ายเงินเต็มจำนวนให้ผู้จัดจำหน่ายจาก Purchase Invoice ที่ค้างชำระ

ก่อนเริ่ม

• เปิดด้วยสิทธิ์ที่สามารถเข้าถึงเอกสารต้นทางในขั้นที่ 1 ได้
• ใช้ชื่อคู่ค้า รายการสินค้า จำนวน คลัง และข้อมูลภาษีจากเอกสารจริงของงานนั้น ไม่ใช้ตัวเลขตัวอย่างในวิดีโอแทนข้อมูลจริง
• หากข้อมูลต้นทางหรือยอดไม่ตรงกับเอกสารจริง ให้หยุดตรวจสอบก่อนกด Save หรือ Submit

ทำตามวิดีโอทีละขั้น

ขั้นที่ 1

ทำ: เปิด Purchase Invoice แล้วกด Create > Payment

มองหาในภาพ: เมนู Create และชนิดเอกสารที่ต้องสร้าง

ตรวจให้ผ่านก่อนทำขั้นถัดไป: เอกสารที่สร้างต้องอ้างอิงเอกสารต้นทางที่ถูกต้อง ไม่ใช่รายการใหม่คนละรายการ

ขั้นที่ 2

ทำ: ตรวจ Payment Type เป็น Pay

มองหาในภาพ: ฟิลด์ Payment Type, Party และ Mode of Payment

ตรวจให้ผ่านก่อนทำขั้นถัดไป: คู่ค้า บัญชีรับ/จ่ายเงิน และยอดที่ผูกกับเอกสารต้องตรงกัน

ขั้นที่ 3

ทำ: ตรวจ Party Type เป็น Supplier และเลือก Supplier ให้ตรงใบตั้งหนี้

มองหาในภาพ: ฟิลด์คู่ค้าและข้อมูลเอกสารที่ระบบดึงมา

ตรวจให้ผ่านก่อนทำขั้นถัดไป: ชื่อคู่ค้าต้องตรงกับเอกสารต้นทาง

ขั้นที่ 4

ทำ: เลือก Mode of Payment เป็น Cash ตามตัวอย่าง

มองหาในภาพ: ฟิลด์ Payment Type, Party และ Mode of Payment

ตรวจให้ผ่านก่อนทำขั้นถัดไป: คู่ค้า บัญชีรับ/จ่ายเงิน และยอดที่ผูกกับเอกสารต้องตรงกัน

ขั้นที่ 5

ทำ: กด Get Outstanding Invoice เพื่อดึงใบตั้งหนี้ค้างชำระ

มองหาในภาพ: ปุ่ม Get Outstanding Invoice และตาราง References

ตรวจให้ผ่านก่อนทำขั้นถัดไป: คู่ค้า บัญชีรับ/จ่ายเงิน และยอดที่ผูกกับเอกสารต้องตรงกัน

ขั้นที่ 6

ทำ: เลือกใบที่ต้องจ่ายและตรวจ Allocate Amount

มองหาในภาพ: แถวใบเอกสารที่เลือกและช่อง Allocate Amount

ตรวจให้ผ่านก่อนทำขั้นถัดไป: คู่ค้า บัญชีรับ/จ่ายเงิน และยอดที่ผูกกับเอกสารต้องตรงกัน

ขั้นที่ 7

ทำ: Save และ Submit Payment Entry

มองหาในภาพ: ฟิลด์ Payment Type, Party และ Mode of Payment

ตรวจให้ผ่านก่อนทำขั้นถัดไป: อ่านชื่อเอกสาร ยอด และผลกระทบต่อสต็อก/บัญชีอีกครั้งก่อนยืนยันการบันทึก

ขั้นที่ 8

ทำ: ย้อนดู Purchase Invoice เพื่อตรวจว่าสถานะเปลี่ยนเป็น Paid

มองหาในภาพ: หน้าจอและฟิลด์ที่ระบุในคำสั่งของขั้นนี้

ตรวจให้ผ่านก่อนทำขั้นถัดไป: บันทึกเงินออกจากบริษัทและปิดยอดเจ้าหนี้ของใบตั้งหนี้ที่เลือก

จุดตรวจสอบก่อน Submit

• Payment Type ต้องเป็น Pay
• Invoice ที่ผูกและ Allocate Amount ต้องถูกต้อง
• ตรวจสถานะ Payment Entry เป็น Submitted และ Purchase Invoice เป็น Paid

ผลลัพธ์ที่คาดหวัง

บันทึกเงินออกจากบริษัทและปิดยอดเจ้าหนี้ของใบตั้งหนี้ที่เลือก

ข้อควรระวัง

เอกสารที่ Submit แล้วแก้ยอดโดยตรงไม่ได้; หากผิดให้ Cancel แล้วสร้างใหม่ตามสิทธิ์และกระบวนการ

ถ้าหน้าจอไม่ตรงกับภาพ

1. ตรวจว่าเปิดจากเอกสารต้นทางชนิดเดียวกับในขั้นตอน (เช่น PO, PR, Sales Invoice)
2. ตรวจสถานะเอกสาร; บางปุ่มจะแสดงเฉพาะเมื่อเอกสารต้นทางอยู่สถานะที่ถูกต้อง
3. อย่าเดาชื่อฟิลด์หรือเปลี่ยนยอดเพื่อให้เหมือนตัวอย่างในวิดีโอ ให้ยึดเอกสารจริงและสอบถามผู้รับผิดชอบก่อน Submit