สร้างใบลดหนี้ (Credit Note) สำหรับลูกค้า

เป้าหมาย

ออกใบลดหนี้จาก Sales Invoice เดิมเมื่อมีการรับคืนสินค้าหรือต้องลดหนี้ให้ลูกค้า

ก่อนเริ่ม

• เปิดด้วยสิทธิ์ที่สามารถเข้าถึงเอกสารต้นทางในขั้นที่ 1 ได้
• ใช้ชื่อคู่ค้า รายการสินค้า จำนวน คลัง และข้อมูลภาษีจากเอกสารจริงของงานนั้น ไม่ใช้ตัวเลขตัวอย่างในวิดีโอแทนข้อมูลจริง
• หากข้อมูลต้นทางหรือยอดไม่ตรงกับเอกสารจริง ให้หยุดตรวจสอบก่อนกด Save หรือ Submit

ทำตามวิดีโอทีละขั้น

ขั้นที่ 1

ทำ: ไปที่ Selling > Sales Invoice แล้วค้นหาใบแจ้งหนี้เดิมด้วยเลขที่เอกสารหรือ Customer

มองหาในภาพ: ฟิลด์คู่ค้าและข้อมูลเอกสารที่ระบบดึงมา

ตรวจให้ผ่านก่อนทำขั้นถัดไป: ชื่อคู่ค้าต้องตรงกับเอกสารต้นทาง

ขั้นที่ 2

ทำ: เปิด Sales Invoice แล้วกด Create > Return / Credit Note

มองหาในภาพ: ปุ่ม Create สำหรับเอกสาร Return และค่าอ้างอิงเอกสารต้นทาง

ตรวจให้ผ่านก่อนทำขั้นถัดไป: เอกสารที่สร้างต้องอ้างอิงเอกสารต้นทางที่ถูกต้อง ไม่ใช่รายการใหม่คนละรายการ

ขั้นที่ 3

ทำ: ตรวจ Customer, สินค้า, จำนวน/ยอดลด, ภาษี และเอกสารอ้างอิงเดิม

มองหาในภาพ: ส่วนภาษีและฟิลด์ Tax Invoice ที่เกี่ยวข้อง

ตรวจให้ผ่านก่อนทำขั้นถัดไป: จำนวนต้องตรงกับสินค้าที่รับ ส่ง หรือคืนจริง

ขั้นที่ 4

ทำ: Save เป็น Draft ก่อน เพื่อให้มีจุดตรวจทานและแก้ไขข้อมูลได้

มองหาในภาพ: ปุ่ม Save, Submit หรือ Update ที่มุมของเอกสาร

ตรวจให้ผ่านก่อนทำขั้นถัดไป: เอกสารต้องยังเป็น Draft และยังแก้ไขได้; ตรวจข้อมูลก่อนยืนยันขั้นถัดไป

ขั้นที่ 5

ทำ: ติ๊ก Update Outstanding for Sales Invoice เฉพาะเมื่อจะให้ระบบหักยอดกับ Sales Invoice เดิมทันที

มองหาในภาพ: ปุ่ม Save, Submit หรือ Update ที่มุมของเอกสาร

ตรวจให้ผ่านก่อนทำขั้นถัดไป: อ่านชื่อเอกสาร ยอด และผลกระทบต่อสต็อก/บัญชีอีกครั้งก่อนยืนยันการบันทึก

ขั้นที่ 6

ทำ: ตรวจยอดที่ลดหนี้และผลต่อยอดค้างของเอกสารต้นทางอีกครั้ง

มองหาในภาพ: ตาราง Items และส่วนยอดรวมของเอกสาร

ตรวจให้ผ่านก่อนทำขั้นถัดไป: ราคาและยอดที่ระบบคำนวณต้องตรงกับเอกสารจริง

ขั้นที่ 7

ทำ: Submit เพื่อบันทึก Credit Note; ระบบควรแสดงสถานะ Return และหักยอดตามตัวเลือกที่ตั้งไว้

มองหาในภาพ: ปุ่ม Create สำหรับเอกสาร Return และค่าอ้างอิงเอกสารต้นทาง

ตรวจให้ผ่านก่อนทำขั้นถัดไป: ระบบบันทึกใบลดหนี้และหักล้างกับ Sales Invoice ต้นทางตามตัวเลือกที่กำหนด

จุดตรวจสอบก่อน Submit

• ตรวจว่ากำลังอ้างอิง Sales Invoice ใบที่ถูกต้อง
• ตรวจยอดและภาษีที่จะลด
• ทบทวนตัวเลือกหักล้างยอดค้างชำระก่อน Submit

หมายเหตุจากวิดีโอ

การเลือก Update Outstanding for Sales Invoice มีผลต่อการหักยอดของใบเดิม จึงควรตรวจตามนโยบายบัญชีก่อน Submit.

ผลลัพธ์ที่คาดหวัง

ระบบบันทึกใบลดหนี้และหักล้างกับ Sales Invoice ต้นทางตามตัวเลือกที่กำหนด

ข้อควรระวัง

หากไม่เลือกการอัปเดตยอดค้างชำระตามกรณีใช้งาน ยอดของใบแจ้งหนี้เดิมอาจไม่ถูกหักล้างอัตโนมัติ

ถ้าหน้าจอไม่ตรงกับภาพ

1. ตรวจว่าเปิดจากเอกสารต้นทางชนิดเดียวกับในขั้นตอน (เช่น PO, PR, Sales Invoice)
2. ตรวจสถานะเอกสาร; บางปุ่มจะแสดงเฉพาะเมื่อเอกสารต้นทางอยู่สถานะที่ถูกต้อง
3. อย่าเดาชื่อฟิลด์หรือเปลี่ยนยอดเพื่อให้เหมือนตัวอย่างในวิดีโอ ให้ยึดเอกสารจริงและสอบถามผู้รับผิดชอบก่อน Submit