Sales Order: ใบสั่งขาย

เป้าหมาย

บันทึกคำสั่งขายเป็นจุดเริ่มต้นของกระบวนการ Delivery Note, Sales Invoice และ Payment Entry

ก่อนเริ่ม

• เปิดด้วยสิทธิ์ที่สามารถเข้าถึงเอกสารต้นทางในขั้นที่ 1 ได้
• ใช้ชื่อคู่ค้า รายการสินค้า จำนวน คลัง และข้อมูลภาษีจากเอกสารจริงของงานนั้น ไม่ใช้ตัวเลขตัวอย่างในวิดีโอแทนข้อมูลจริง
• หากข้อมูลต้นทางหรือยอดไม่ตรงกับเอกสารจริง ให้หยุดตรวจสอบก่อนกด Save หรือ Submit

ทำตามวิดีโอทีละขั้น

ขั้นที่ 1

ทำ: ไปที่ Selling > Sales Order แล้วกด Add Sales Order

มองหาในภาพ: ปุ่ม Add สำหรับเปิดเอกสารใหม่

ตรวจให้ผ่านก่อนทำขั้นถัดไป: ฟิลด์หรือปุ่มที่ระบุในคำสั่งนี้ต้องตรงกับภาพและเอกสารจริงก่อนทำต่อ

ขั้นที่ 2

ทำ: เลือก Customer และกำหนด Delivery Date

มองหาในภาพ: ฟิลด์คู่ค้าและข้อมูลเอกสารที่ระบบดึงมา

ตรวจให้ผ่านก่อนทำขั้นถัดไป: ชื่อคู่ค้าต้องตรงกับเอกสารต้นทาง

ขั้นที่ 3

ทำ: ตรวจ Currency and Price List ที่ระบบดึงจากข้อมูลลูกค้า

มองหาในภาพ: ส่วน Currency and Price List ที่ระบบดึงจากข้อมูลคู่ค้า

ตรวจให้ผ่านก่อนทำขั้นถัดไป: ชื่อคู่ค้าต้องตรงกับเอกสารต้นทาง

ขั้นที่ 4

ทำ: เพิ่ม Item Code, Quantity และตรวจยอดคงเหลือที่แสดง

มองหาในภาพ: ตาราง Items และช่อง Quantity/Accepted Quantity

ตรวจให้ผ่านก่อนทำขั้นถัดไป: จำนวนต้องตรงกับสินค้าที่รับ ส่ง หรือคืนจริง

ขั้นที่ 5

ทำ: กรอก Rate ตามราคาที่ตกลงขายจริง แล้วตรวจ Amount

มองหาในภาพ: ตาราง Items และส่วนยอดรวมของเอกสาร

ตรวจให้ผ่านก่อนทำขั้นถัดไป: ราคาและยอดที่ระบบคำนวณต้องตรงกับเอกสารจริง

ขั้นที่ 6

ทำ: เลือก Sales Taxes and Charges Template เป็น Thailand Tax ตามตัวอย่าง

มองหาในภาพ: ส่วนภาษีและฟิลด์ Tax Invoice ที่เกี่ยวข้อง

ตรวจให้ผ่านก่อนทำขั้นถัดไป: บัญชีภาษีและยอดภาษีต้องตรงเอกสารจริง

ขั้นที่ 7

ทำ: ตรวจ Grand Total แล้ว Save และ Submit

มองหาในภาพ: ปุ่ม Save, Submit หรือ Update ที่มุมของเอกสาร

ตรวจให้ผ่านก่อนทำขั้นถัดไป: ได้ Sales Order ที่พร้อมใช้สร้าง Delivery Note

จุดตรวจสอบก่อน Submit

• เลือก Customer ให้ถูก เพราะเชื่อมกับลูกหนี้ภายหลัง
• ตรวจจำนวนขายเทียบกับยอดคงเหลือ
• Rate และภาษีต้องถูกต้องก่อน Submit

ผลลัพธ์ที่คาดหวัง

ได้ Sales Order ที่พร้อมใช้สร้าง Delivery Note

ข้อควรระวัง

Sales Order เป็นคำสั่งขายเท่านั้น ยังไม่ตัดสต็อกหรือบันทึกลูกหนี้

ถ้าหน้าจอไม่ตรงกับภาพ

1. ตรวจว่าเปิดจากเอกสารต้นทางชนิดเดียวกับในขั้นตอน (เช่น PO, PR, Sales Invoice)
2. ตรวจสถานะเอกสาร; บางปุ่มจะแสดงเฉพาะเมื่อเอกสารต้นทางอยู่สถานะที่ถูกต้อง
3. อย่าเดาชื่อฟิลด์หรือเปลี่ยนยอดเพื่อให้เหมือนตัวอย่างในวิดีโอ ให้ยึดเอกสารจริงและสอบถามผู้รับผิดชอบก่อน Submit