Purchase Invoice: ใบตั้งหนี้

เป้าหมาย

ตั้งหนี้แบบปกติจาก Purchase Receipt เพื่อบันทึกเจ้าหนี้ก่อนจ่ายเงินจริง

ก่อนเริ่ม

• เปิดด้วยสิทธิ์ที่สามารถเข้าถึงเอกสารต้นทางในขั้นที่ 1 ได้
• ใช้ชื่อคู่ค้า รายการสินค้า จำนวน คลัง และข้อมูลภาษีจากเอกสารจริงของงานนั้น ไม่ใช้ตัวเลขตัวอย่างในวิดีโอแทนข้อมูลจริง
• หากข้อมูลต้นทางหรือยอดไม่ตรงกับเอกสารจริง ให้หยุดตรวจสอบก่อนกด Save หรือ Submit

ทำตามวิดีโอทีละขั้น

ขั้นที่ 1

ทำ: เปิด Purchase Receipt ที่รับสินค้าแล้ว แล้วกด Create > Purchase Invoice

มองหาในภาพ: เมนู Create และชนิดเอกสารที่ต้องสร้าง

ตรวจให้ผ่านก่อนทำขั้นถัดไป: เอกสารที่สร้างต้องอ้างอิงเอกสารต้นทางที่ถูกต้อง ไม่ใช่รายการใหม่คนละรายการ

ขั้นที่ 2

ทำ: ตรวจ Supplier, รายการสินค้า, Quantity, Rate และภาษีที่ระบบดึงจาก Purchase Receipt

มองหาในภาพ: ส่วนภาษีและฟิลด์ Tax Invoice ที่เกี่ยวข้อง

ตรวจให้ผ่านก่อนทำขั้นถัดไป: จำนวนต้องตรงกับสินค้าที่รับ ส่ง หรือคืนจริง

ขั้นที่ 3

ทำ: สำหรับเคสปกติ ไม่ติ๊ก Is Paid, Is Deposit Invoice หรือ Is Return/Debit Note

มองหาในภาพ: ปุ่ม Create สำหรับเอกสาร Return และค่าอ้างอิงเอกสารต้นทาง

ตรวจให้ผ่านก่อนทำขั้นถัดไป: ฟิลด์หรือปุ่มที่ระบุในคำสั่งนี้ต้องตรงกับภาพและเอกสารจริงก่อนทำต่อ

ขั้นที่ 4

ทำ: กรอก Tax Invoice Number และ Tax Invoice Date ให้ตรงเอกสารจริง (สองฟิลด์นี้เป็นข้อมูลที่วิดีโอเน้นให้ครบ)

มองหาในภาพ: ส่วนภาษีและฟิลด์ Tax Invoice ที่เกี่ยวข้อง

ตรวจให้ผ่านก่อนทำขั้นถัดไป: บัญชีภาษีและยอดภาษีต้องตรงเอกสารจริง

ขั้นที่ 5

ทำ: ตรวจ Payment Term ตามข้อตกลง; Supplier Invoice No/Date ปล่อยว่างได้ตามตัวอย่างในวิดีโอ

มองหาในภาพ: ฟิลด์ Payment Terms Template และ Due Date ที่ระบบคำนวณ

ตรวจให้ผ่านก่อนทำขั้นถัดไป: คู่ค้า บัญชีรับ/จ่ายเงิน และยอดที่ผูกกับเอกสารต้องตรงกัน

ขั้นที่ 6

ทำ: ตรวจยอดสุดท้าย แล้ว Save > Submit; สถานะที่ต้องเห็นคือ Unpaid จนกว่าจะมีการจ่ายเงินจริง

มองหาในภาพ: ปุ่ม Save, Submit หรือ Update ที่มุมของเอกสาร

ตรวจให้ผ่านก่อนทำขั้นถัดไป: ระบบบันทึกเจ้าหนี้ของผู้จัดจำหน่ายโดยยังไม่มีเงินออก

จุดตรวจสอบก่อน Submit

• ข้อมูลภาษีและยอดรวมต้องตรงเอกสารจริง
• Tax Invoice Number และ Tax Invoice Date ต้องครบก่อน Submit
• สถานะควรเป็น Unpaid จนกว่าจะสร้าง Payment Entry

หมายเหตุจากวิดีโอ

คลิปแสดงว่า Supplier Invoice No/Date ปล่อยว่างได้ แต่ Tax Invoice Number/Date ต้องกรอกให้ครบ.

ผลลัพธ์ที่คาดหวัง

ระบบบันทึกเจ้าหนี้ของผู้จัดจำหน่ายโดยยังไม่มีเงินออก

ข้อควรระวัง

Purchase Receipt เป็นการรับของ ส่วน Purchase Invoice เป็นการยอมรับหนี้ ทั้งสองเอกสารมีผลต่างกัน

ถ้าหน้าจอไม่ตรงกับภาพ

1. ตรวจว่าเปิดจากเอกสารต้นทางชนิดเดียวกับในขั้นตอน (เช่น PO, PR, Sales Invoice)
2. ตรวจสถานะเอกสาร; บางปุ่มจะแสดงเฉพาะเมื่อเอกสารต้นทางอยู่สถานะที่ถูกต้อง
3. อย่าเดาชื่อฟิลด์หรือเปลี่ยนยอดเพื่อให้เหมือนตัวอย่างในวิดีโอ ให้ยึดเอกสารจริงและสอบถามผู้รับผิดชอบก่อน Submit