รับสินค้าเข้าผ่าน Purchase Receipt

เป้าหมาย

สร้าง Purchase Receipt จาก Purchase Order และกำหนดคลังปลายทางให้ถูกต้องในกรณีรับเข้าหลายคลัง

ก่อนเริ่ม

• เปิดด้วยสิทธิ์ที่สามารถเข้าถึงเอกสารต้นทางในขั้นที่ 1 ได้
• ใช้ชื่อคู่ค้า รายการสินค้า จำนวน คลัง และข้อมูลภาษีจากเอกสารจริงของงานนั้น ไม่ใช้ตัวเลขตัวอย่างในวิดีโอแทนข้อมูลจริง
• หากข้อมูลต้นทางหรือยอดไม่ตรงกับเอกสารจริง ให้หยุดตรวจสอบก่อนกด Save หรือ Submit

ทำตามวิดีโอทีละขั้น

ขั้นที่ 1

ทำ: ไปที่ Buying > Purchase Order

มองหาในภาพ: หน้าจอและฟิลด์ที่ระบุในคำสั่งของขั้นนี้

ตรวจให้ผ่านก่อนทำขั้นถัดไป: ฟิลด์หรือปุ่มที่ระบุในคำสั่งนี้ต้องตรงกับภาพและเอกสารจริงก่อนทำต่อ

ขั้นที่ 2

ทำ: ค้นหา Purchase Order ด้วยเลขที่เอกสารหรือ Supplier

มองหาในภาพ: ฟิลด์คู่ค้าและข้อมูลเอกสารที่ระบบดึงมา

ตรวจให้ผ่านก่อนทำขั้นถัดไป: ชื่อคู่ค้าต้องตรงกับเอกสารต้นทาง

ขั้นที่ 3

ทำ: เปิดรายการแล้วกด Create > Purchase Receipt

มองหาในภาพ: เมนู Create และชนิดเอกสารที่ต้องสร้าง

ตรวจให้ผ่านก่อนทำขั้นถัดไป: เอกสารที่สร้างต้องอ้างอิงเอกสารต้นทางที่ถูกต้อง ไม่ใช่รายการใหม่คนละรายการ

ขั้นที่ 4

ทำ: ตรวจ Supplier, รายการสินค้า และ Accepted Quantity

มองหาในภาพ: ตาราง Items และช่อง Quantity/Accepted Quantity

ตรวจให้ผ่านก่อนทำขั้นถัดไป: จำนวนต้องตรงกับสินค้าที่รับ ส่ง หรือคืนจริง

ขั้นที่ 5

ทำ: กำหนด Accepted Warehouse ระดับเอกสารเมื่อสินค้าทุกรายการเข้าคลังเดียวกัน

มองหาในภาพ: ฟิลด์ Warehouse หรือปุ่ม Edit ในแถวรายการสินค้า

ตรวจให้ผ่านก่อนทำขั้นถัดไป: คลังที่เลือกต้องเป็นคลังที่สินค้าจะเข้า/ออกจริง

ขั้นที่ 6

ทำ: หากสินค้าเข้าคนละคลัง ให้กด Edit ในแต่ละบรรทัดและกำหนด Accepted Warehouse รายบรรทัด

มองหาในภาพ: ฟิลด์ Warehouse หรือปุ่ม Edit ในแถวรายการสินค้า

ตรวจให้ผ่านก่อนทำขั้นถัดไป: คลังที่เลือกต้องเป็นคลังที่สินค้าจะเข้า/ออกจริง

ขั้นที่ 7

ทำ: Save เพื่อเก็บเป็น Draft และตรวจข้อมูลอีกครั้ง

มองหาในภาพ: ปุ่ม Save, Submit หรือ Update ที่มุมของเอกสาร

ตรวจให้ผ่านก่อนทำขั้นถัดไป: เอกสารต้องยังเป็น Draft และยังแก้ไขได้; ตรวจข้อมูลก่อนยืนยันขั้นถัดไป

ขั้นที่ 8

ทำ: Submit เมื่อข้อมูลถูกต้องครบถ้วน

มองหาในภาพ: ปุ่ม Save, Submit หรือ Update ที่มุมของเอกสาร

ตรวจให้ผ่านก่อนทำขั้นถัดไป: สินค้าเข้าคลังปลายทางที่กำหนด และเอกสารพร้อมใช้ตั้งหนี้ฝ่ายซื้อ

จุดตรวจสอบก่อน Submit

• ตรวจจำนวนที่รับจริงของทุกสินค้า
• ตรวจคลังให้ถูกทั้งระดับเอกสารและระดับบรรทัด
• Draft ยังแก้ไขได้และยังไม่เพิ่มสต็อก; Submit จึงเพิ่มสต็อก

ผลลัพธ์ที่คาดหวัง

สินค้าเข้าคลังปลายทางที่กำหนด และเอกสารพร้อมใช้ตั้งหนี้ฝ่ายซื้อ

ข้อควรระวัง

หากแต่ละสินค้าเข้าคนละคลัง อย่าตั้งคลังรวมเพียงระดับเอกสารโดยไม่ตรวจแต่ละบรรทัด

ถ้าหน้าจอไม่ตรงกับภาพ

1. ตรวจว่าเปิดจากเอกสารต้นทางชนิดเดียวกับในขั้นตอน (เช่น PO, PR, Sales Invoice)
2. ตรวจสถานะเอกสาร; บางปุ่มจะแสดงเฉพาะเมื่อเอกสารต้นทางอยู่สถานะที่ถูกต้อง
3. อย่าเดาชื่อฟิลด์หรือเปลี่ยนยอดเพื่อให้เหมือนตัวอย่างในวิดีโอ ให้ยึดเอกสารจริงและสอบถามผู้รับผิดชอบก่อน Submit