Purchase Order: ใบสั่งซื้อ

เป้าหมาย

เปิดใบสั่งซื้อแบบปกติเป็นจุดเริ่มต้นของกระบวนการซื้อ รับสินค้า ตั้งหนี้ และจ่ายเงิน

ก่อนเริ่ม

• เปิดด้วยสิทธิ์ที่สามารถเข้าถึงเอกสารต้นทางในขั้นที่ 1 ได้
• ใช้ชื่อคู่ค้า รายการสินค้า จำนวน คลัง และข้อมูลภาษีจากเอกสารจริงของงานนั้น ไม่ใช้ตัวเลขตัวอย่างในวิดีโอแทนข้อมูลจริง
• หากข้อมูลต้นทางหรือยอดไม่ตรงกับเอกสารจริง ให้หยุดตรวจสอบก่อนกด Save หรือ Submit

ทำตามวิดีโอทีละขั้น

ขั้นที่ 1

ทำ: ไปที่ Buying > Purchase Order แล้วกด Add Purchase Order

มองหาในภาพ: ปุ่ม Add สำหรับเปิดเอกสารใหม่

ตรวจให้ผ่านก่อนทำขั้นถัดไป: ฟิลด์หรือปุ่มที่ระบุในคำสั่งนี้ต้องตรงกับภาพและเอกสารจริงก่อนทำต่อ

ขั้นที่ 2

ทำ: เลือก Supplier และกรอก Required By

มองหาในภาพ: ฟิลด์ Required By และปฏิทินเลือกวัน

ตรวจให้ผ่านก่อนทำขั้นถัดไป: ชื่อคู่ค้าต้องตรงกับเอกสารต้นทาง

ขั้นที่ 3

ทำ: ตรวจ Currency และ Price List ที่ระบบดึงจากข้อมูล Supplier; กรณีปกติไม่ต้องแก้เอง

มองหาในภาพ: ส่วน Currency and Price List ที่ระบบดึงจากข้อมูลคู่ค้า

ตรวจให้ผ่านก่อนทำขั้นถัดไป: ชื่อคู่ค้าต้องตรงกับเอกสารต้นทาง

ขั้นที่ 4

ทำ: เพิ่มสินค้า กรอก Quantity และ Rate ตามราคาซื้อที่ตกลง; ตรวจ Amount ที่คำนวณอัตโนมัติ

มองหาในภาพ: ตาราง Items และช่อง Quantity/Accepted Quantity

ตรวจให้ผ่านก่อนทำขั้นถัดไป: จำนวนต้องตรงกับสินค้าที่รับ ส่ง หรือคืนจริง

ขั้นที่ 5

ทำ: เลือก Purchase Taxes and Charges Template เป็น Thailand Tax แล้วตรวจ VAT 7% และ Grand Total

มองหาในภาพ: ส่วนภาษีและฟิลด์ Tax Invoice ที่เกี่ยวข้อง

ตรวจให้ผ่านก่อนทำขั้นถัดไป: บัญชีภาษีและยอดภาษีต้องตรงเอกสารจริง

ขั้นที่ 6

ทำ: วิดีโอจบหลังอธิบายภาษีและไม่ได้ยืนยัน Save/Submit ชัดเจน ให้หยุดตรวจข้อมูล ณ จุดนี้และทำตามขั้นตอนอนุมัติของทีมก่อนส่งเอกสาร

มองหาในภาพ: ส่วนภาษีและฟิลด์ Tax Invoice ที่เกี่ยวข้อง

ตรวจให้ผ่านก่อนทำขั้นถัดไป: ได้ Purchase Order ที่พร้อมใช้สร้าง Purchase Receipt

จุดตรวจสอบก่อน Submit

• Supplier ต้องถูกต้อง เพราะเชื่อมกับเจ้าหนี้ภายหลัง
• Rate คือราคาซื้อที่ใช้คำนวณจริง ไม่ใช่ Price List Rate อ้างอิง
• ตรวจสินค้า จำนวน และภาษีก่อน Submit

หมายเหตุจากวิดีโอ

คลิปตัดหลังอธิบายภาษีและไม่ยืนยันการ Submit; คู่มือจึงระบุเป็นจุดตรวจ ไม่ใช่คำสั่งให้ Submit.

ผลลัพธ์ที่คาดหวัง

ได้ Purchase Order ที่พร้อมใช้สร้าง Purchase Receipt

ข้อควรระวัง

Purchase Order อย่างเดียวไม่ทำให้สต็อกเพิ่มและไม่ถือว่าได้ตั้งหนี้แล้ว

ถ้าหน้าจอไม่ตรงกับภาพ

1. ตรวจว่าเปิดจากเอกสารต้นทางชนิดเดียวกับในขั้นตอน (เช่น PO, PR, Sales Invoice)
2. ตรวจสถานะเอกสาร; บางปุ่มจะแสดงเฉพาะเมื่อเอกสารต้นทางอยู่สถานะที่ถูกต้อง
3. อย่าเดาชื่อฟิลด์หรือเปลี่ยนยอดเพื่อให้เหมือนตัวอย่างในวิดีโอ ให้ยึดเอกสารจริงและสอบถามผู้รับผิดชอบก่อน Submit