Purchase Invoice: ตั้งหนี้สินค้า (กรณี Landed Cost Voucher)

เป้าหมาย

ตั้งหนี้ค่าสินค้าหลังรับสินค้า โดยไม่บันทึกค่าขนส่งซ้ำกับ Landed Cost Voucher

ก่อนเริ่ม

• เปิดด้วยสิทธิ์ที่สามารถเข้าถึงเอกสารต้นทางในขั้นที่ 1 ได้
• ใช้ชื่อคู่ค้า รายการสินค้า จำนวน คลัง และข้อมูลภาษีจากเอกสารจริงของงานนั้น ไม่ใช้ตัวเลขตัวอย่างในวิดีโอแทนข้อมูลจริง
• หากข้อมูลต้นทางหรือยอดไม่ตรงกับเอกสารจริง ให้หยุดตรวจสอบก่อนกด Save หรือ Submit

ทำตามวิดีโอทีละขั้น

ขั้นที่ 1

ทำ: ย้อนกลับไปที่ Purchase Receipt ที่รับสินค้าจริง

มองหาในภาพ: หน้าจอและฟิลด์ที่ระบุในคำสั่งของขั้นนี้

ตรวจให้ผ่านก่อนทำขั้นถัดไป: ฟิลด์หรือปุ่มที่ระบุในคำสั่งนี้ต้องตรงกับภาพและเอกสารจริงก่อนทำต่อ

ขั้นที่ 2

ทำ: กด Create แล้วเลือก Purchase Invoice; ไม่สร้างจาก Landed Cost Voucher

มองหาในภาพ: ตาราง Applicable Charges, Expense Account และยอดค่าใช้จ่าย

ตรวจให้ผ่านก่อนทำขั้นถัดไป: เอกสารที่สร้างต้องอ้างอิงเอกสารต้นทางที่ถูกต้อง ไม่ใช่รายการใหม่คนละรายการ

ขั้นที่ 3

ทำ: ตรวจผู้จัดจำหน่าย รายการสินค้า จำนวน และ Purchase Taxes and Charges Template

มองหาในภาพ: ส่วนภาษีและฟิลด์ Tax Invoice ที่เกี่ยวข้อง

ตรวจให้ผ่านก่อนทำขั้นถัดไป: จำนวนต้องตรงกับสินค้าที่รับ ส่ง หรือคืนจริง

ขั้นที่ 4

ทำ: ตรวจว่า Grand Total เป็นค่าสินค้า ไม่ได้รวมค่าขนส่งที่เกลี่ยต้นทุนแล้ว

มองหาในภาพ: ตาราง Items และส่วนยอดรวมของเอกสาร

ตรวจให้ผ่านก่อนทำขั้นถัดไป: ราคาและยอดที่ระบบคำนวณต้องตรงกับเอกสารจริง

ขั้นที่ 5

ทำ: กรอก Tax Invoice Number และ Tax Invoice Date

มองหาในภาพ: ส่วนภาษีและฟิลด์ Tax Invoice ที่เกี่ยวข้อง

ตรวจให้ผ่านก่อนทำขั้นถัดไป: บัญชีภาษีและยอดภาษีต้องตรงเอกสารจริง

ขั้นที่ 6

ทำ: กด Save แล้ว Submit จากนั้นจึงสร้าง Payment ได้ตามขั้นตอนปกติ

มองหาในภาพ: ปุ่ม Save, Submit หรือ Update ที่มุมของเอกสาร

ตรวจให้ผ่านก่อนทำขั้นถัดไป: ตั้งหนี้ค่าสินค้าเสร็จ โดยต้นทุนสต็อกยังคงรวมค่าขนส่งจาก Landed Cost Voucher

จุดตรวจสอบก่อน Submit

• Tax template ต้องเป็นชุดภาษีที่ถูกต้องสำหรับรายการ
• ค่าขนส่งต้องไม่ซ้ำใน Purchase Invoice สินค้า
• เลขและวันที่ใบกำกับภาษีต้องตรงเอกสารจริง

ผลลัพธ์ที่คาดหวัง

ตั้งหนี้ค่าสินค้าเสร็จ โดยต้นทุนสต็อกยังคงรวมค่าขนส่งจาก Landed Cost Voucher

ข้อควรระวัง

อย่าสร้าง Purchase Invoice จาก Landed Cost Voucher เพราะเอกสารนั้นมีหน้าที่ปรับต้นทุน ไม่ใช่สายการตั้งหนี้

ถ้าหน้าจอไม่ตรงกับภาพ

1. ตรวจว่าเปิดจากเอกสารต้นทางชนิดเดียวกับในขั้นตอน (เช่น PO, PR, Sales Invoice)
2. ตรวจสถานะเอกสาร; บางปุ่มจะแสดงเฉพาะเมื่อเอกสารต้นทางอยู่สถานะที่ถูกต้อง
3. อย่าเดาชื่อฟิลด์หรือเปลี่ยนยอดเพื่อให้เหมือนตัวอย่างในวิดีโอ ให้ยึดเอกสารจริงและสอบถามผู้รับผิดชอบก่อน Submit