กระทบยอดธนาคาร (Bank Reconciliation Tool)

เป้าหมาย

เทียบยอดตามรายการเดินบัญชี (Bank Statement) กับยอดบัญชีธนาคารใน ERP ด้วยเครื่องมือ Bank Reconciliation Tool จนผลต่าง (Difference) เป็นศูนย์หรืออธิบายได้

ก่อนเริ่ม

• เปิดด้วยสิทธิ์ที่กระทบยอดธนาคารได้ (เช่น Accounts Manager)
• มีบัญชีธนาคารในระบบ (Bank Account) ที่ผูกกับบัญชีแยกประเภทของธนาคาร หากเลือกในช่อง Bank Account ไม่เจอ ให้ขอผู้ดูแลระบบสร้างก่อน
• เตรียมไฟล์รายการเดินบัญชีของช่วงที่ต้องการ และยอดคงเหลือปลายงวดตามสมุดหรือรายการเดินบัญชี
• Payment Entry ที่เกี่ยวกับธนาคารต้อง Submit ครบก่อน มิฉะนั้นรายการจะไม่ปรากฏให้จับคู่
• ขั้นที่ 2 และ 3 อธิบายตามปุ่มที่ปรากฏบนหน้าจอ ควรทดลองกับรายการทดสอบก่อนใช้งานจริง

ขั้นตอน

ขั้นที่ 1: เปิดเครื่องมือและเลือกบัญชีธนาคาร

• ทำ: พิมพ์ Bank Reconciliation Tool ในช่องค้นหา แล้วตรวจ Company เลือก Bank Account ที่ต้องการกระทบยอด ระบบแสดง Account Opening Balance และให้กรอก Closing Balance ตามรายการเดินบัญชีปลายงวด ติ๊ก Filter by Reference Date ถ้าต้องการกรองตามวันที่อ้างอิง
• มองหาในภาพ: ช่อง Company, Bank Account, Account Opening Balance, Closing Balance และกล่อง Reconcile ที่แสดง Closing Balance as per Bank Statement, Closing Balance as per ERP และ Difference
• ตรวจให้ผ่านก่อนทำขั้นถัดไป: Bank Account ตรงกับบัญชีที่จะกระทบยอด และ Closing Balance ตรงกับรายการเดินบัญชี

ขั้นที่ 2: นำเข้ารายการเดินบัญชี

• ทำ: กดปุ่ม Upload Bank Statement แล้วทำตามหน้าต่างนำเข้าไฟล์ เพื่อให้ระบบสร้างรายการธนาคาร (Bank Transaction) จากไฟล์
• มองหาในภาพ: ปุ่ม Upload Bank Statement มุมขวาบน
• ตรวจให้ผ่านก่อนทำขั้นถัดไป: จำนวนรายการและยอดรวมที่นำเข้าตรงกับไฟล์ ไม่นำเข้าซ้ำ

ขั้นที่ 3: ดึงรายการที่ยังไม่กระทบและจับคู่

• ทำ: กด Get Unreconciled Entries เพื่อดึงรายการธนาคารที่ยังไม่กระทบ จากนั้นเลือกจับคู่รายการกับ Payment Entry หรือเอกสารที่ตรงกัน หรือกด Auto Reconcile ให้ระบบจับคู่ให้ แล้วตรวจผลทีละรายการ
• มองหาในภาพ: ปุ่ม Auto Reconcile, Get Unreconciled Entries และรายการธนาคารที่ขึ้นด้านล่างหลังดึงข้อมูล
• ตรวจให้ผ่านก่อนทำขั้นถัดไป: รายการที่จับคู่มีวันที่ ยอด และคู่ค้าตรงกัน ไม่จับคู่แบบเดา

ขั้นที่ 4: ตรวจผลต่าง

• ทำ: ดูกล่อง Reconcile ว่า Difference เป็นศูนย์ ถ้าไม่เป็นศูนย์ ให้ตรวจรายการธนาคารที่ยังไม่จับคู่ และเอกสารที่ยังไม่ Submit
• มองหาในภาพ: ตัวเลข Difference สีแดงเมื่อยังไม่เป็นศูนย์
• ตรวจให้ผ่านก่อนทำขั้นถัดไป: Difference เป็นศูนย์ หรือมีรายการค้างที่อธิบายได้ เช่น เช็คที่ยังไม่ขึ้นเงิน

ผลลัพธ์ที่คาดหวัง

รายการธนาคารถูกจับคู่กับเอกสารใน ERP ยอดตามรายการเดินบัญชีกับยอดตาม ERP ตรงกัน และรายการค้างเหลือเฉพาะที่อธิบายได้

ถ้าหน้าจอไม่ตรงกับภาพ

• ไม่เห็นรายการหลังกด Get Unreconciled Entries: ตรวจ Bank Account ที่เลือก ช่วงวันที่ และว่านำเข้ารายการเดินบัญชีแล้ว
• จับคู่อัตโนมัติไม่เจอ: ให้จับคู่เองตามเอกสารจริง ไม่เปลี่ยนยอดเอกสารเพื่อให้ตรง
• อย่าเดาชื่อฟิลด์หรือแก้ข้อมูลเพื่อให้เหมือนตัวอย่าง: ให้ยึดข้อมูลจริงและสอบถามผู้รับผิดชอบ